POS e registratori di cassa: dal 2026 scatta il nuovo obbligo digitale per gli esercenti

Dal 1° gennaio 2026 tutti gli esercenti dovranno associare i propri POS ai registratori di cassa telematici. Lo stabilisce la Legge di Bilancio 2026, introducendo un passaggio che mira ad allineare pagamenti elettronici e corrispettivi comunicati all’Agenzia delle Entrate. Una novità che, sulla carta, non dovrebbe comportare costi aggiuntivi, ma che sta provocando preoccupazione in diverse categorie commerciali, soprattutto quelle che non rilasciano scontrino fiscale.

Come funziona il collegamento digitale secondo l’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che non servirà alcun collegamento fisico tra dispositivi: si tratta di una procedura interamente online. Attraverso l’area riservata del portale, l’esercente dovrà:

• accedere al proprio profilo;
• selezionare il registratore telematico già censito;
• associare i POS utilizzati nel punto vendita.

L’obiettivo è consentire un controllo automatico: ogni pagamento elettronico dovrà trovare un riscontro nella trasmissione dei corrispettivi. Il sistema, in sostanza, confronterà due flussi: quello delle transazioni con carta e quello dei dati inviati dal registratore di cassa.

L’Agenzia ha inoltre rassicurato sul fatto che non sono previsti aggiornamenti obbligatori ai dispositivi, né modifiche hardware.

Il nodo delle attività senza scontrino

Una questione irrisolta riguarda le attività che per legge non emettono scontrino, come:

• tabaccai;
• edicole;
• punti vendita di valori bollati;
• sale scommesse e sale gioco;
• rivendite di prodotti soggetti a monopolio.

Questi esercizi certificano i propri incassi tramite documentazione dei Monopoli, dei concessionari o dei gestori dei servizi, e non tramite il registratore telematico. Ciò potrebbe generare discrepanze: il POS registra un pagamento, ma nel sistema non compare un corrispettivo associato.

Il rischio è che, in assenza di una corretta interpretazione delle casistiche, questi esercenti vengano segnalati come “anomalie”, nonostante operino nel rispetto della normativa vigente.

Le sanzioni previste per chi non si adegua

La normativa introduce un sistema sanzionatorio piuttosto severo:

• fino a 100 euro per trasmissione incompleta dei dati;
• da 1.000 a 4.000 euro per mancata associazione tra POS e registratore;
• nei casi più gravi o reiterati, possibile sospensione dell’attività.

Un esempio chiarisce il timore diffuso: un tabaccaio incassa 10 euro con carta per due pacchetti di sigarette — vendita per cui lo scontrino non è previsto. Il sistema, però, potrebbe segnalarlo come pagamento “privo di corrispettivo”.

Come si muoverà l’Agenzia delle Entrate

Negli ultimi anni l’Agenzia ha intensificato l’invio di lettere di compliance quando rileva incoerenze tra transazioni elettroniche e documenti fiscali. Le categorie considerate più esposte a irregolarità vengono già monitorate con maggiore attenzione.

L’Agenzia ha affermato di essere consapevole delle specificità dei settori soggetti a monopolio. Tuttavia, soltanto con l’entrata in vigore del nuovo sistema sarà possibile capire come verranno gestiti gli incassi legittimi non accompagnati da scontrino.

Tempistiche operative e fase di avvio

Sebbene l’obbligo parta dal 1° gennaio 2026, la procedura potrà essere materialmente eseguita soltanto quando la piattaforma sarà aggiornata. Le tempistiche previste sono:

• da marzo 2026: prime possibilità di associazione tra POS e cassa;
• per i POS utilizzati tra 1° e 31 gennaio 2026, scatterà un periodo di 45 giorni dalla messa online del servizio;
• a regime, la registrazione andrà fatta entro il sesto giorno del secondo mese successivo al primo utilizzo del POS.

Il percorso verso una maggiore trasparenza nei pagamenti elettronici è ormai tracciato. Resta però la necessità di chiarimenti operativi per evitare che categorie già regolamentate con criteri particolari vengano penalizzate da automatismi informatici o interpretazioni non coerenti con la normativa vigente.